Засади використання автоматизованої системи документообігу Дзержинського районного суду м. Харкова

Затверджено рішенням зборів суддів

Дзержинського районного суду м. Харкова

протокол № 13 від 30.11.2015

Засади використання автоматизованої системи документообігу Дзержинського районного суду м. Харкова

із змінами та доповненнями

відповідно до рішень зборів суддів Дзержинського районного суду м. Харкова

від 21.06.2018 протокол № 3

від 29.11.2018 протокол № 5

від 07.02.2019 протокол № 1

від 25.03.2021 протокол № 2

від 28.11.2022 протокол № 5

від 13.12.2023 протокол № 7

від 23.01.2024 протокол № 1

від 02.05.2024 протокол № 3

1. Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється Положенням про автоматизовану систему документообігу суду ( надалі ПОЛОЖЕННЯ) відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.

2. Засади використання автоматизованої системи документообігу Дзержинського районного суду м. Харкова визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу Дзержинського районного суду м. Харкова.

3. З метою забезпечення ефективності розгляду судових справ і матеріалів, які можуть бути предметом судового розгляду зборами суддів Дзержинського районного суду м. Харкова встановлено нижченаведені особливості застосування ПОЛОЖЕННЯ.

3.1. Заяви, скарги, подання, клопотання:

- про перегляд заочних рішень, про перегляд рішень за ново виявленими обставинами по цивільним справам;

- про вирішення всіх питань, пов'язаних з виконанням судових рішень по цивільним, адміністративним справам, матеріалам про адміністративні правопорушення;

- про вирішення питань , пов'язаних з виконанням судових рішень по кримінальним справам;

передаються на розгляд судді, якому першопочатково була розподілена справа, у зв'язку з розглядом якої подано відповідну заяву, скаргу, клопотання чи подання і під головуванням якого було закінчено розгляд цієї справи. У разі виключення у встановленому порядку відповідного судді з автоматичного розподілу на термін понад 15 робочих днів на момент автоматичного розподілу заяви, скарги, клопотання чи подання з поважних причин, відповідні заява, скарга, клопотання чи подання розподіляються у загальному порядку в автоматичному режимі (за виключенням клопотань про роз'яснення судового рішення).

3.2. Цивільні і адміністративні справи, по яким скасовані ухвали про залишення позову без розгляду, про відмову в відкритті провадження по справі, повернення позовної заяви, забезпечення позову та інші ухвали, що не перешкоджають повторній участі судді в розгляді справи, при їх надходженні з апеляційної інстанції передаються тим суддям, яким вони були розподілені до винесення відповідного рішення, і повторний автоперерозподіл цих справ не здійснювати.

3.3. Встановити, що всі ідентичні позовні заяви по цивільним та адміністративним справам, які надійшли одного робочого дня до канцелярії суду окремо одна від іншої, передаються без автоматизованого розподілу тому судді, якому в автоматизованому режимі розподілена позовна заява, що надійшла першою.

3.4. Заяви про перегляд заочних рішень, перегляд рішення за нововиявленими обставинами по цивільним справам - передаються на розгляд суддям, під головуванням яких їх ухвалено. У разі виключення у встановленому порядку відповідного судді з автоматичного розподілу на термін понад 15 робочих днів на момент автоматичного розподілу заяви, скарги, клопотання чи подання з поважних причин, відповідні заява розподіляються у загальному порядку в автоматичному режимі.

Після скасування заочного рішення, справу для подальшого розгляду залишають в провадженні того судді, під головуванням якого скасовано заочне рішення чи рішення за нововиявленими обставинами, без повторного авторозподілу справи.

3.5. Кримінальні справи, повернуті до суду з АСХО після скасування постанови про додаткове розслідування ( в порядку КПК 1960 р.), кримінальні провадження, повернуті після усунення недоліків обвинувального акту, подання про застосування примусових заходів медичного характеру, справи про адміністративні правопорушення, повернуті після дооформлення, повторно не перерозподіляються, а передаються в провадження того ж судді, якому справу було розподілено до її повернення відповідному органу. У разі виключення у встановленому порядку відповідного судді з автоматичного розподілу справи по яким обвинувачені утримуються під вартою - розподіляються у загальному порядку в автоматичному режимі, всі інші залишаються в провадженні того ж судді, якому вони розподілені раніше.

3.6. Кримінальні провадження, які надійшли для об'єднання з провадженнями, що вже знаходяться на розгляді суду, передавати без автоматичного розподілу тим суддям, в провадження яких знаходиться справа, що підлягає об'єднанню. У разі розподілу справи іншому судді – справи передаються на розгляд судді, у якого знаходиться справа, що підлягає об’єднанню, на підставі відповідного подання на ім’я голови суду, чи судді який виконує його обов’язки.

3.7. Самовідводи по всім категоріям справ вирішуються суддею, який їх заявив чи суддями, включеним у встановленому порядку до відповідної колегії в порядку, встановленому для відповідної категорії справ.

3.8. Запровадити спеціалізацію по розгляду виключно слідчими суддями справ, віднесених до компетенції слідчих суддів.

3.9. Встановити чергування кожного тижня по двоє слідчих суддів у відповідності з графіком, затвердженим головою суду, чи особою, яка виконує його обов'язки.

3.10. Доручити керівнику апарату Дзержинського районного суду м. Харкова, чи особі, яка виконує його обов'язки встановити чергування працівників апарату суду для забезпечення можливості розгляду заяв, подань, клопотань чи матеріалів, які потребують невідкладного розгляду у вихідні чи святкові дні. Доручити керівнику апарату Дзержинського районного суду м. Харкова, чи особі, яка виконує його обов'язки відстежувати додержання слідчими суддями графіку чергувань і забезпечувати заміну чергового слідчого судді у виключних випадках . Зміни в графік вносити лише за попередньою письмовою заявою судді, який з поважних причин не має можливості прийняти участь у чергуванні відповідно до графіку, або його помічника. Виключати з авторозподілу суддів у разі видалення до нарадчої кімнати на термін більше 5 робочих днів.

3.11. Встановити, що подання, заяви, клопотання по конкретному кримінальному провадженню, розгляд яких віднесено до компетенції слідчих суддів, що надійшли вперше, розподіляються в автоматизованому режимі між слідчими суддями, які включені до графіку чергувань на день надходження відповідного подання. Всі подальші подання по одному й тому ж кримінальному провадженню передаються тому самому слідчому судді, якому було розподілено перше подання, без автоматизованого розподілу, а у разі неможливості участі цього судді в здійсненні правосуддя на будь-який термін, подання розподіляються в автоматизованому режимі між іншими слідчими суддями, які включені до авторозподілу в день надходження подання.

3.12. Визначення судді для розгляду матеріалів, пов’язаних з відбуванням покарання відносно осіб, які були засуджені Дзержинським районним судом м. Харкова здійснювати шляхом передачі судової справи раніше визначеному складу суду. У разі надходження матеріалів, пов’язаних з відбуванням покарання відносно осіб, які були засуджені іншими судами, а також у разі виключення у встановленому порядку відповідного судді з автоматизованого розподілу на термін понад 15 робочих днів на момент автоматизованого розподілу, визначення судді для розгляду таких матеріалів здійснювати шляхом проведення автоматизованого розподілу між слідчими суддями, які включені до графіку чергувань в день надходження відповідного матеріалу.

3.13. Слідчих суддів, що не включені до чергування за графіком, використовувати для невідкладної заміни слідчих суддів, які не мають можливості приймати участь в чергуванні у визначений графіком період з поважних причин, які виникли незаплановано.

3.14. На період чергування у відповідності з затвердженим графіком звільняти слідчих суддів від автоматичного розподілу інших справ, які надходять до суду у загальному порядку. Заяви, скарги, подання, клопотання, які надійшли в порядку, передбаченому п.п.3,4,6,7,8,17 цього рішення зборів суддів передавати для подальшого розгляду суддям незалежно від їх чергування.

3.14.1. Встановити, що у тижні, у які повноваження приймати участь у автоматизованому розподілі судових справ мають не більше трьох суддів Дзержинського районного суду м. Харкова, суддів які, у відповідності з встановленим графіком, здійснюють повноваження слідчого судді, і отримують в автоматизованому режимі судові справи, віднесені до компетенції слідчих суддів, не звільняти від загального автоматизованого розподілу судових справ у вищезазначені періоди.

3.15. Враховуючи положення:

ч.2 ст.76 КПК України, згідно якої суддя, який брав участь у кримінальному провадженні в суді першої інстанції, не має права брати участі у цьому ж провадженні в судах апеляційної і касаційної інстанцій, при перегляді судових рішень Верховним Судом України або за нововиявленими обставинами, а також у новому провадженні після скасування вироку або ухвали суду першої інстанції;

ч.1 ст. 416 КПК України згідно якої встановлено, що лише після скасування судом апеляційної інстанції вироку або ухвали про закриття кримінального провадження чи про застосування, відмову у застосуванні примусових заходів медичного або виховного характеру суд першої інстанції здійснює судове провадження згідно з вимогами розділу IV цього Кодексу в іншому складі суду;

п.2.3.43 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, згідно якої судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа;

- встановити, що у разі скасування в апеляційному порядку ухвали підготовчого засідання про повернення органу досудового розслідування обвинувального акту чи подання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру, а також клопотання прокурора про звільнення від кримінальної відповідальності для усунення недоліків і повернення кримінального провадження до Дзержинського районного суду м. Харкова на новий розгляд чи для його продовження, - справу передавати складу суду, ухвалу якого скасовано, без автоматичного розподілу.

У разі ухвалення суддею чи колегією суддів самовідводу всупереч приписам, викладеним в ч. 1 цього пункту, зобов’язати голову суду чи особу, яка виконує його обов’язки, звертатися до ВККС України з відповідним поданням для вирішення питання про притягнення до дисциплінарної відповідальності за необґрунтований самовідвід. У разі виключення у встановленому порядку відповідного судді з автоматичного розподілу зазначені справи, по якім обвинувачені утримуються під вартою, - ці справи розподіляються у загальному порядку, в автоматичному режимі, всі інші залишаються в провадженні того ж судді, якому вони розподілені раніше.

У разі скасування ухвали слідчого судді про повернення скарги, або про відмову у відкритті провадження по скарзі апеляційною інстанцією, після повернення її до Дзержинського районного суду м. Харкова на новий розгляд скаргу передавати слідчому судді, який ухвалив скасовану ухвалу.

3.15.1. У разі неможливості у визначений Кримінальним процесуальним кодексом України строк суддею (колегією суддів) розглянути клопотання про обрання або продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, воно може бути передано на розгляд до іншого судді, визначеного в порядку, встановленому частиною третьою статті 35 цього Кодексу, або розглянуто головуючим, а за його відсутності – іншим суддею зі складу колегії суддів, якщо справа розглядається колегіально.

3.16. У разі помилкового присвоєння уповноваженими працівниками апарату суду індексу категорії справи, що розподілена конкретному судді, здійснювати зміну неналежного індексу на правильний без перерозподілу справи іншому судді.

3.17. У разі об’єднання в одне провадження справ, які знаходяться в провадженні різних суддів, залишати об’єднану справу в провадженні того судді, який ухвалив рішення про об’єднання справ.

3.18. Встановити, що у випадку коли по кримінальній справі виникає необхідність продовження строків тримання обвинувачених під вартою, а головуючий не має можливості прийняти участь в розгляді цього питання з поважних причин, справу в порядку автоматичного перерозподілу передавати іншому судді лише для вирішення питання доцільності продовження тримання обвинувачених під вартою, після чого справу повертати для розгляду тому судді, якому вона була розподілена першопочатково.

У випадку, коли по кримінальній справі, яка розглядається в колегіальному складі трьома професійними суддями, виникає необхідність продовження строків тримання обвинувачених під вартою, а судді - члени колегії, чи один із членів колегії, не мають можливості прийняти участь в розгляді цього питання з поважних причин, здійснювати заміну цих членів колегії (члена колегії) в автоматичному режимі для вирішення питання доцільності продовження тримання обвинувачених під вартою. Після вирішення цього питання до участі у розгляді справи повертати першопочатково визначених членів колегії, за умови усунення причин, які унеможливлювали їх участь у розгляді справи.

3.19. Встановити коефіцієнт навантаження голові Дзержинського районного суду м. Харкова, чи особі яка тимчасово виконує його обов’язки - 0,9 від загального навантаження на період дії карантину, запровадженого на території України з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, заступнику голови Дзержинського районного суду м. Харкова - 0,9.

3.20. Судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про забезпечення позову, доказів;

-клопотання та скарги по одному й тому ж кримінальному провадженню по якому раніше вже був визначений слідчий суддя;

не передавати раніше визначеному судді

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ,

У зазначених випадках, які виключають передачу відповідних справ раніше визначеному судді, справи розподіляти в автоматичному режимі між іншими суддями, які не звільнені від участі в автоматичному розподілі справ на момент здійснення такого розподілу.

3.21. У випадках знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у абзаці 1 пункту 3.21 Засад використання автоматизованої системи документообігу Дзержинського районного суду м. Харкова обставин.

У разі настання вказаних обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла чи іншого володіння особи, судові справі за обвинувальними актами відносно осіб, у яких спливає строк тримання під вартою, тощо), здійснюється за резолюцією голови суду або особи, яка виконує його обов’язки згідно із черговістю за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням даних табелю обліку робочого часу суддів, графіку чергування слідчих суддів та особливостей розподілу справ та матеріалів, визначених цими Засадами.

Не пізніше наступного робочого дня після усунення вказаних вище обставин, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження судової справи до суду, а також інформація про її розподіл.

3.22. Не розподіляти щодо конкретного судді судові справи, що надійшли за один робочий день до навчання, у разі якщо тривалість навчального заходу складає 40 годин. В такому випадку справи розподіляти в автоматизованому режимі між іншими суддями, які не звільнені від участі в автоматизованому розподілі справ на момент здійснення розподілу. У разі тривалості навчального заходу менш ніж 40 годин, суддю виключати з автоматизованого розподілу в день навчання.