Засади із змінами і доповненнями станом на 22.05.2025

Затверджено рішенням зборів

суддів Шевченківського

районного суду міста Харкова

протокол № 6 від 22.05.2025

Засади використання автоматизованої системи документообігу Шевченківського районного
суду міста Харкова

Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється Положенням про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення) відповідно до законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів..
Засади використання автоматизованої системи документообігу Шевченківського районного суду міста Харкова визначають особливості функціонування автоматизованої системи Шевченківського районного суду міста Харкова.
З метою забезпечення ефективності розгляду судових справ і матеріалів, які можуть бути предметом судового розгляду зборами суддів Шевченківського районного суду міста Харкова встановлено нижченаведені особливості застосування Положення.
- Після скасування заочного рішення справу для подальшого розгляду залишають у провадженні того судді, під головуванням якого скасовано заочне рішення або ухвалено рішення про перегляд за нововиявленими обставинами, без повторного автоматизованого розподілу між суддями.

У разі задоволення заяви про відновлення втраченого судового провадження чи прийняття судом за власною ініціативою рішення про відновлення втраченого судового провадження розгляд цієї заяви залишається в провадженні судді, який ухвалив відповідне рішення.

Судові справи, що надійшли за один робочий день до навчання, не розподіляються щодо конкретного судді, якщо тривалість навчального заходу становить 40 годин. У такому випадку справи в автоматизованому режимі розподіляються між іншими суддями, які не звільнені від участі в автоматизованому розподілі справ на момент здійснення розподілу. У разі, якщо тривалість навчального заходу менша ніж 40 годин, суддю виключають з автоматизованого розподілу в день навчання.

Запровадити спеціалізацію по розгляду виключно слідчими суддями справ, віднесених до компетенції слідчих суддів.
Встановити чергування щотижня по двоє слідчих суддів відповідно до графіка, затвердженого головою суду або особою, яка виконує його обов’язки. Зміни до графіка вносяться лише на підставі попередньої письмової заяви судді, його помічника або секретаря судового засідання, адресованої голові суду, у разі наявності поважних причин, що унеможливлюють участь у чергуванні згідно із затвердженим графіком. Слідчих суддів, не включених до чергування за графіком, залучають для невідкладної заміни слідчих суддів, які через поважні причини не можуть здійснювати чергування у визначений графіком період.
Встановити, що клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), передаються слідчому судді, який першим отримав матеріали цього провадження. У разі його відсутності (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо) такі матеріали передаються слідчому судді, який наступним за хронологією отримав матеріали цього ж провадження. Якщо жоден із таких суддів не може здійснити розгляд, матеріали розподіляються між іншими слідчими суддями в день надходження.
Слідчі судді, які перебувають на чергуванні, звільнені від загального автоматизованого розподілу судових справ, але продовжують брати участь у розподілі справ, що підлягають передачі раніше визначеному у судовій справі судді відповідно до положень розділу "Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді" Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
Встановити, що у тижні, коли повноваження приймати участь у автоматизованому розподілі судових справ мають не більше трьох суддів Шевченківського районного суду міста Харкова, слідчі судді не звільняються від загального автоматизованого розподілу судових справ.
Доручити керівнику апарату Шевченківського районного суду міста Харкова, чи особі, яка виконує його обов'язки встановити чергування працівників апарату суду для забезпечення можливості розгляду заяв, подань, клопотань чи матеріалів, які потребують невідкладного розгляду у вихідні чи святкові дні.
У разі видалення судді до нарадчої кімнати на термін понад 5 робочих днів та наявності доповідної записки помічника судді або секретаря судового засідання на ім’я керівника апарату суду про це, такого суддю слід виключати з автоматизованого розподілу судових справ на період його перебування в нарадчій кімнаті.

Судові справи, які надійшли до суду за підсудністю з інших судів та були повернені для належного оформлення, після усунення недоліків передаються на розгляд тому самому судді, який їх повернув, без повторного автоматизованого розподілу. У разі виключення цього судді з автоматизованого розподілу такі справи підлягають розподілу на загальних підставах.
У разі помилкового присвоєння уповноваженими працівниками апарату суду індексу категорії справи, що розподілена конкретному судді, здійснювати зміну неналежного індексу на правильний без перерозподілу справи іншому судді.
У разі об’єднання в одне провадження справ, які знаходяться в провадженні різних суддів, залишати об’єднану справу в провадженні того судді, який ухвалив рішення про об’єднання справ.
Встановити коефіцієнт навантаження голові Шевченківського районного суду міста Харкова, чи особі яка тимчасово виконує його обов’язки - 1 від загального навантаження, заступнику голови Шевченківського районного суду міста Харкова - 1 від загального навантаження.
Встановити, що при призначенні учасників колегії не враховується спеціалізація.
У разі неможливості у визначений Кримінальним процесуальним кодексом України строк суддею розглянути клопотання про обрання або продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, вказане клопотання разом із матеріалами необхідними для його розгляду передається на розгляд до іншого судді, визначеного в порядку, встановленому частиною третьою статті 35 цього Кодексу. Якщо справа розглядається колегіально, клопотання про обрання або продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою разом із матеріалами необхідними для його розгляду передається на розгляд колегії суддів у такій справі із проведенням заміни судді, який не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судової справи.
Судові справи, визначені підпунктом 2.3.39 пункту 2.3 Положення, підлягають передачі раніше визначеному у справі судді незалежно від обставин, передбачених підпунктом 2.3.3 пункту 2.3 Положення.

Якщо відповідного суддю виключено з автоматизованого розподілу у встановленому порядку на строк понад 15 робочих днів на момент такого розподілу, визначення судді для розгляду матеріалів здійснюється шляхом автоматизованого розподілу (за винятком клопотань про роз’яснення судового рішення та зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження).

З метою недопущення порушення строку розгляду справи, встановленого процесуальним законодавством України, така справа може бути передана керівникові апарату суду за доповідною запискою помічника судді або секретаря судового засідання для проведення повторного автоматизованого розподілу.

У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, ці події фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (або особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення і заходів, вжитих для їх усунення. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення вказаних обставин.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у абзаці 1 пункту 3.18. Засад використання автоматизованої системи документообігу Шевченківського районного суду міста Харкова обставин.

У разі настання вказаних обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла чи іншого володіння особи, судові справі за обвинувальними актами відносно осіб, у яких спливає строк тримання під вартою, тощо), здійснюється за резолюцією голови суду або особи, яка виконує його обов’язки, згідно із черговістю за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням спеціалізації, даних табелю обліку робочого часу суддів, графіку чергування слідчих суддів та особливостей розподілу справ та матеріалів, визначених цими Засадами.

Не пізніше наступного робочого дня після усунення вказаних вище обставин, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження судової справи до суду, а також інформація про її розподіл.